E-Fatura Nedir? | Nasıl Geçiş Yapılır?

E Fatura Uygulaması

E-fatura nedir? Çok sayıda satış gerçekleştiren mükelleflerin, internet üzerinden e-ticaret yapan şirketlerin ve aslında irili ufaklı tüm ticari şirketlerin işlerini kolaylaştıran bir uygulamadır. Şirkete ve çalışanlarına zaman kazandıran güvenli bir fatura uygulamasıdır.

Elektronik faturaya nasıl geçileceğini ve e fatura sistemine geçtiğinizde sizi ne gibi avantajlar bekliyor kısaca değinmeye çalışalım.

E-faturadan kimler faydalanabilir?

Yıllık satışı, cirosu yada karı 5 TL olan işletmeler bile e-fatura sistemine geçiş yapabilir. Türkiye’de  Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı E-Fatura standartlarını ve kurallarını belirleyen tek yetkili kurumdur.

GİB‘e göre E fatura sistemini kullanabilmek için işletme ve şirketlerden herhangi bir alt limit şartı yok ancak yılda 10 Milyon TL ve üzeri satışınız varsa E-Fatura sistemini zorunlu kılıyor. Ayrıca yılda 5 Milyon TL ve üzeri E-ticaret hacminiz varsa yine E-faturaya geçmek zorundasınız.

İster şahıs şirketi olun ister Limited Şirketi veya Anonim Şirketi olun E fatura sistemini kullanabilirsiniz. Söylediğim gibi hiç bir alt limit yok.

E-faturanın avantajları nelerdir?

• E-faturanın nedir sorusunun en çok merak edilen yanıtı şüphesiz en büyük avantajı olacaktır. Kolay arşivelenebilir olması ve takibinin hızlı yapılabilmesidir. Hem şirket hem muhasebe tarafında çok büyük avantaj sağlayacaktır. Bu avantajlar size zaman ve düşük maliyet olarak geri dönecektir.
  
• Özellikle e-ticaret, b2b kanalı üzerinden satış gerçekleştiren firmalar ile online alışveriş sistemleri (Hepsiburada, Gittigidiyor, N11, Amazon vs.) ile entegre çalışabildiği için basılı faturaya oranla çok daha kolay faturalandırma işlemi gerçekleştirilebilir. Yani Gittigidiyor üzerinden satış yaptığınızda müşteriye kargo ile fatura göndermek zorunda kalmazsınız. Müşterinin eposta hesabına ya da Mobil telefonuna sms ile satılan ürün için düzenlenmiş olan Online E-faturaya ait kod-link bilgisi gönderilebilir.
  
• Çevre dostu bir sistem olduğu için doğayı korumuş olursunuz. Aslında belki de en önemli artısı budur. 2017 yılı verilerine göre yıllık 300 Bin ağaç, E-fatura sistemi sayesinde yok olmaktan kurtuluyor.
  
• Ayrıca fatura koçanı bastırmak için matbaaya ödeyeceğiniz ücrette kasanızda kalacaktır.
  
• E-pos gibi entegre ödeme sistemleriyle uyumlu çalışır.

E-Fatura Sistemine Hemen Geçmeli miyim?

E-fatura sistemine geçmek için çok fazla bir şey yok aslında. Çalışmakta olduğunuz Serbest muhasebeciniz size bu konuda yardımcı olacaktır. Ancak yine de ön bilgi olması amacıyla nasıl e-faturaya geçilir değinelim. Şirketinizin iş hacmi ve sermayesine göre yapmanız gerekenler değişiklik gösterecektir.

1. Büyük bir şirketseniz ve şirketinize özel yazılmış olan muhasebe-ön muhasebe yazılımı kullanıyorsanız (paket program değil, logo, eta, micro vs. değil) yazılım şirketi gerekli entegrasyon kodlamasını yaparak muhasebe yazılımınıza entegre edecektir.
   
2. Orta ölçekli bir işletmeye sahipsiniz ve Logo, Eta, Micro vs. türünde bir 3.parti muhasebe yazılımı kullanıyorsanız, bu programların E-fatura modüllerini satın alarak hali hazırda kullanmakta olduğunuz paket programa dahil ettirebilirsiniz.
   
3. Son olarak küçük ölçekli bir şirketseniz veya herhangi bir muhasebe programı kullanmıyorsanız bu işi sizin yerinize anlaşmalı olduğunuz muhasebeci yapıyordur.Bu aşamada Gelir İdaresi Başkanlığının Ücretsiz Efatura modülünü kullanabilirsiniz. Ancak hatırlatalım bu modülde elektronik faturanız üretilecek, Maliye Bakanlığına beyan edilecek ancak arşivleme yapılmayacaktır.
   
   Hem faturanın üretilmesi biraz zaman alcaktır hemde aylık 50 bin TL sınırı bulunmaktadır. Bu nedenle geleceğe dönük problemler yaşamanız kuvvetle muhtemeldir. Piyasada E-Fatura & E Arşiv hizmeti veren firmalar bulunmakta. Sayıları da fazla olduğu için maliyet düşmektedir. Propars Online Fatura adlı şirket E-Fatura ve Arşivleme hizmeti vermekte. Modüllerini kullandım çok sade ve işlevsel açıkçası. Aylık 1000 adet fatura için Yıllık (1000×12 = 12bin adet) 650 TL gibi komik bir maliyeti var. Başka paketleri de bulunuyor size uygun olanı seçebilirsiniz.

E-Faturaya Nasıl Geçilir?

1. E-Fatura İçin Nereye Müracat Edilir?

E-faturaya geçmek için öncelikle anlaşmalı olduğunuz Muhasebeci & Mali Müşavir aracılığıyla veya bizzat kendiniz Maliye bakanlığına başvuru yaparak “Mali Mühür” edinmelidir. Mali Mühür, Tübitak tarafından geliştirilmiş şifreli kodlar içeren bir modüldür ve usb bellek ortamında size teslim edilecektir. Usb bellek içerisindeki Mali Mühür yıllık fatura hacminize göre 2490 TL – 3500 TL arasında değişmektedir. Yanılmıyorsam 3 yıl süreyle geçerli olacaktır.

Mali Mühür sahibi olduktan sonra E-fatura & E-arşiv hizmeti sağlayan bir aracı kuruluşla sözleşme yaparak hızlı bir şekilde Faturalarınızı online ortama taşıyabilirsiniz. Ayda ortalama 1000 fatura kestiğinizi düşünelim;

• Yıllık ortalama basılı 12 bin adet fatura maliyeti = 35000TL
• E-fatura + E-arşiv hizmeti ile 12bin fatura maliyeti 6500TL(servis ücreti) + 2500TL(Mali mühür ücreti) = ort. 10.000TL

2. E Fatura Entegrasyon İşlemi Nasıl Yapılır?

Bu işlemi kullanmakta olduğunuz 3.parti muhasebe programlarının e-fatura modülleri veya E fatura Entegrasyon hizmeti veren Entegratör şirketler ile geçişi sağlayabilirsiniz.

Bu aşamada eğer elektronik arşivleme seçeneğini de kullanacaksanız eski faturalarınızı hiçbir şekilde bu sisteme dahil edemeyeceksiniz. Hatta kalan basılı boş fatura koçanı varsa bunlarıda muhasebeciniz aracılığı ile Maliye Bakanlığına teslim etmek zorundasınız.

Python TkInter Kullanımı

E-fatura Entegrasyonu, orta çaptaki şirketler için en çok tavsiye edilen E-fatura çözümüdür. Çünkü entegrasyonu sağlayan aracı şirketin minimum 10 yıl sizin tüm faturalarınızı saklama zorunluluğu vardır. Bu Maliye Bakanlığının Yönetmeliği ile güvence altına alınmıştır.

E-Fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Soru: Efatura hizmetini satın aldıktan sonra kurulum için ücret ödemem gerekiyor mu?
Cevap: Entegrasyon yapan aracı şirketlerin tamamına yakını kurulum ücreti almıyor.

Soru: E-fatura sisteminde iade faturası yada proforma (ön) fatura kesilebiliyor mu?
Cevap: İade faturası ve proforma faturada dahil olmak üzere basılı fatura sisteminde yapabildiğiniz tüm aksiyonlar E-fatura modülünde de yapılabilir. Hatta irsaliye bile oluşturabilirsiniz.

Soru: İhracat için KDV olmadan fatura kesebilir miyim?
Cevap: Elbette basılı faturada olduğu gibi E-fatura sisteminde de ihracat yapabilirsiniz.

Soru: E-faturayı gönderdiğim müşteri veya şirket itirazda bulunabilir mi?
Cevap: E-faturada oluşacak sehven yapılan hatalar için itiraz hakkı bulunur ancak 7 gün içerisinde itiraz edilmezse fatura kesinleşir ve itiraz yolu kapanır.

Soru: Efatura entegrasyonu olmadan basılı faturalarımı E arşivde kayıt altına alabilir miyim?
Cevap: Hayır. Bu işlemi yapamazsınız. Çünkü E Arşiv sadece Elektronik faturalar için yapılabilir.

Soru: E-fatura entegrasyonu B2b sistemlerle (Hepsiburada, Gittigidiyor, Amazon gibi) uyumlu mudur?
Cevap: Piyasada satışı yapılan Efatura entegrasyon sistemlerinin bir çoğu Online Alışveriş siteleri ile uyumlu çalışabilecek alt yapıya sahiptir.

Python Turtle Kütüphanesi

Soru: İhracatçı şirketlerde E-fatura sistemini kullanabilir mi?
Cevap: İhracat yapan şirketler için E-fatura zorunludur. Basılı fatura ile ihracata izin verilmiyor. Ancak Micro İhracat için fiziki faturaya müsade ediliyor. Ancak yerinizde olsam Micro İhracat kanalı için de E-fatura entegrasyonunu kullanırım.

Soru: Başka bir şirkete E-fatura sisteminde fatura kestiğimizde karşı tarafın hangi fatura tipini kullandığının önemi var mı?
Cevap: Bu işlemi sizin için Entegratör firma hallediyor. Fatura için TC Kimlik Numarası veya Vergi Numarasını girdiğinizde karşı tarafın E-fatura veya basılı faturadan hangisini kullandığını sistem algılayabiliyor.

E-fatura ile ilgili sorularınız varsa yorum bölümünden veya Eposta olarak sorabilirsiniz.